3. Щелкая правой кнопкой мыши на каждой ячейке с введенными числами столбца Формат, откройте диалоговое окно Формат ячеек и просмотрите форматы чисел. Они должны соответствовать введенным форматам.
4. Выделите диапазон ячеек с введенными числами столбца Формат.
5. Откройте диалоговое окно Формат ячеек, щелкнув правой кнопкой мыши на выделенном диапазоне.
6. В диалоговом окне установите формат Общий и щелкните на кнопке ОК.
Обратите внимание! При переходе к формату Общий произошли следующие преобразования:
· процентное число 99% отображается в виде 0,99;
· число в формате Дата пересчитывается на числовое значение, указывающее количество дней между базовой датой и введенной датой (37134);
· дробь преобразуется в десятичное число.
7. Не снимая выделение диапазона, для всех чисел установите формат Числовой.
Обратите внимание! При переходе к формату Числовой все числа по умолчанию указываются с двумя десятичными знаками после запятой.
8. Аналогично для всех чисел установите формат Денежный и просмотрите, как отображаются числа в этом формате.
9. Установите формат Дата и в области Тип: выделите образец, соответствующий типу ДД.ММ.ГГ. Просмотрите, как отображаются числа в этом формате.
10. Установите формат Дробный и просмотрите, как отображаются числа в этом формате.
11. Для каждой ячейки восстановите исходные форматы.
12. В столбце Текст выделите свободную ячейку B7.
13. С помощью диалогового окна Формат ячеек установите в ячейке B7 формат Текстовый.
14. Введите в ячейку B7 число 96.
Обратите внимание! Если в ячейке установлен формат Текстовый, то вводимое число интерпретируется как текст и выравнивается по левому краю.
Копирование формата
Для копирования формата в другие ячейки используется кнопка Формат по образцу на панели инструментов Стандартная.
Задание
1. Добавьте в рабочей таблице Листа1 справа от заголовка Формат еще один заголовок Формат по образцу (ячейка G4).
2. Дважды щелкните на правой границе заголовка столбца G, чтобы увеличить ширину столбца по длине заголовка Формат по образцу.
3. В столбце Формат выделите число 99%.
4. Щелкните на кнопке Формат по образцу на панели инструментов Стандартная.
5. Протащите указатель «c кисточкой» по двум первым свободным ячейкам столбца Формат по образцу (ячейки G5 и G6).
6. Введите в ячейки G5 и G6 числа 45 и 17. Числа отобразятся в процентном формате: 45% и 17%.
7. В столбце Дата выделите ячейку с датой.
8. Щелкните на кнопке Формат по образцу на Стандартной панели инструментов и скопируйте формат Дата в две следующие свободные ячейки столбца Формат по образцу (ячейки G7 и G8).
9. Введите в ячейки G7 и G8 числа 5 и 500. Числа отобразятся в виде дат: 05.01.00 и 14.05.01.
Отмена формата
Для отмены форматов и возврата к формату Общий, принятому по умолчанию, используется команда:
Правка®Очистить®Форматы
Задание
1. В столбце Числа выделите все ячейки с введенными числами (диапазон С5:С9).
2. Выполните команду: Правка®Очистить®Форматы. В ячейках восстановится формат Общий.
Форматирование текста
Форматирование текста предполагает установку или изменение отдельных атрибутов, таких как шрифт, размер шрифта, цвет, стиль шрифта, выравнивание текста и др.
В качестве примера рассмотрим следующую задачу.
Имеются данные итогов работы фирмы за квартал (в усл. ед).
Создать рабочую таблицу с расчетом итоговых данных по графам Приход и Расход.
Автоформатирование
Для облегчения форматирования программа Excel предлагает ряд готовых форматов таблиц (шаблонов). Выбор шаблона осуществляется командой: Формат®Автоформат…
Задание
1. Откройте Лист2 рабочей книги Учебный.xls.
2. Выделите диапазон ячеек B4:D8, в котором требуется отформатировать данные.
3. Выберите команду: Формат®Автоформат…
4. В появившемся диалоговом окне Автоформат выберите из списка шаблонов формат Классический 2 и щелкните на кнопке ОК.
5. Введите в таблицу данные.
6. В строке Всего подсчитайте итоговые суммы (см. рисунок ниже). Для этого в строке Всего надо выделить свободную ячейку и щелкнуть сначала на кнопке Автосумма на панели инструментов Стандартная, а затем щелкнуть на кнопке Ввод в строке формул.
Установка атрибутов шрифта
Если предлагаемый шаблон формата не устраивает пользователя, то он форматирует таблицу по своему усмотрению, пользуясь панелью инструментов Форматирование и диалоговым окном Формат ячеек.
Задание
1. На Листе2 справа от созданной по шаблону таблицы выделите ячейку G4 и введите данные, как показано на рисунке.
2. Заполните строку Всего, подсчитав итоговые суммы.
3. Выделите диапазон ячеек G4:I4 с заголовками столбцов таблицы и установите следующие атрибуты:
Шрифт: Times New Roman
Размер: 12
Начертание: полужирный
Цвет: синий
4. Выделите диапазон ячеек G5:G7 с названиями месяцев и установите следующие атрибуты:
Шрифт: Arial
Размер: 10
Начертание: полужирный курсив
Цвет: зеленый
5. Выделите ячейку G8 со словом Всего и установите следующие атрибуты:
Шрифт: Times New Roman
Размер: 12
Начертание: полужирный
Цвет: черный
Форматирование ячеек – это одно из основных отличий Excel от калькулятора. Умелое форматирование позволяет разношерстный набор данных привести к удобному для осмысления виду: выделить итоговую строку, шапку, убрать «лишние» знаки после запятой, добавить границы и т.д. В общем, форматирование позволяет набор «серой массы данных» превратить в структурированную и читабельную информацию.
Большинство пользователей Excel, даже новички, в целом знакомы с этим инструментом. Однако далеко не все используют его возможности хотя бы на половину. В данной заметке предлагается этакий обзор основных возможностей форматирования ячеек и таблиц в Excel.
Наиболее часто используемые команды форматирования находятся на ленте.
Если этих кнопок не достаточно, то можно обратиться к Формату ячеек
в контекстном меню (через правую кнопку мыши), либо с помощью сочетания горячих клавиш
В этом диалоговом окне, как видно есть несколько вкладок. Пробежимся по их назначению, останавливаясь на интересных моментах.
Первая вкладка Число (открыта на картинке выше) задает числовой формат. То есть информацию можно представить, как обычное число, проценты, дату и т.д. По умолчанию всем ячейкам придается Общий формат, то есть ячейка никак не отформатирована. Поэтому, как правило, требуется перейти к другому формату.
Следующий пункт Числовой . Здесь задается количество видимых знаков после запятой (по умолчанию их два), а также можно отделить группы разрядов (тысячи, миллионы и т.д.) друг от друга.
Чуть ниже можно выбрать, какой вид будет иметь отрицательное число. Но этой настройкой пользуются редко. Есть более интересные инструменты форматирования ячеек в зависимости от их содержимого.
Довольно часто пользуются пунктами Дата (выбор формата отображения даты), Процентный (отображение процентного формата) и Текстовый (данные сохраняются, как текст). Текстовый формат довольно интересен, т.к. позволяет отображать информацию в том виде, в каком она вносится в ячейку, без каких-либо автоматических преобразований в дату, формулу, обрезание первый нулей и т.д. Что внесли, то видим в ячейке. Команды выбора числового формата продублированы на ленте.
Переходим на вкладку Выравнивание , которая используется весьма активно. С ее помощью задается расположение числа или текста внутри ячейки: по вертикали, горизонтали, относительно центра, по направлению и т.д.
Расположение и назначение команд, как и в других окнах Excel, интуитивно понятно. Достаточно прочитать названия. Тут выравнивание по вертикали, тут – горизонтали. Можно объединить несколько ячеек в одну или длинное название переносить по словам. Обращу лишь внимание на пару интересных моментов.
Когда в ячейку вносится число, оно автоматически «прилипает» к правому краю, а текст – к левому краю. Если число будет в левом столбце, а текст в следующем справа, то содержимое обоих столбцов будет выглядеть примерно так.
Читать такое не удобно (все сливается и нужно присматриваться). Поэтому правильно сделать отступ текста от левого края. Для этого достаточно выбрать в списке по горизонтали пункт по левому краю (отступ) и установить рядом в окошке некоторое значение. См. рисунок ниже.
Теперь глазу намного приятнее.
Аналогичным образом можно отлепить число от правого края.
И еще один полезный совет. При создании таблицы в шапке часто объединяют ячейки, чтобы общее название «накрывало» сразу несколько столбцов. К примеру, как на картинке ниже.
«Продажи» захватывают все столбцы. Выглядит красиво, но не практично. К примеру, при выделении одного столбца диапазон автоматически расширится на все столбцы, находящиеся под объединенной ячейкой. Если попытаться скопировать этот диапазон, то может выскочить ошибка с сообщением о несовпадении ячеек. В общем, не очень практично. В то же время нужно сохранить внешний вид, как на картинке выше. Есть простой прием. Достаточно внести «Продажи» в крайнюю левую ячейку диапазона, посередине которого оно должно оказаться. Затем, начиная с этого слова, выделить вправо остальные ячейки диапазона, и выбрать пункт по центру выделения на вкладке Выравнивание .
Получится тот же эффект, только ячейки не будут объединены.
Значительная часть команд из вкладки Выравнивание также вынесена на ленту.
Следующие вкладки Шрифт , Граница , Заливка имеют понятное назначение и вид. С их помощью выбирается шрифт, цвет, размер и т.д.
Таблица без границ выглядит незавершенной. Поэтому ячейкам и таблице в целом нужно придать красивую, но не отвлекающую внимание, обводку. Выбираем во вкладке Граница тип границы, цвет, если нужно, и место проведения. Предварительный макет отображается тут же в середине окна.
Заливка ячейки производится в следующей вкладке. Здесь все еще понятней. Выбрали диапазон, залили, как нужно.
Последняя вкладка Защита используется для ограничения доступа к ячейкам (можно сделать так, чтобы нельзя было вносить изменения и др.). Но отложим этот вопрос до более подходящего момента.
Самые часто используемые команды есть на ленте.
Если назначение какой-либо кнопки не понятно, следует подвести курсор и прочитать всплывающую подсказку.
При использовании форматирования следует помнить о том, что слишком пестрая раскраска сбивает с толку и рассеивает внимание. Поэтому формат желательно использовать только для увеличения читабельности и привлечения внимания к наиболее важной информации. Увлекаться не стоит.
Если у вас проблемы с дизайнерским представлением или различные варианты формата не приводят к желаемому результату, то можно воспользоваться готовыми стилями. Выделяем нужный диапазон и нажимает кнопку Стили ячеек на вкладке Главная на ленте.
Здесь можно выбрать готовое решение. Но я как-то не особо пользуюсь такой возможностью. Получается слишком пестро, хотя и довольно стильно, по-современному.
Пробуйте различные варианты. Смотрите, что нравится больше. Но лучше, повторюсь, не увлекаться. Думайте о тех, кто будет работать с вашими таблицами да и о себе тоже, когда придется открыть этот файл через несколько месяцев.
Ниже предлагаю посмотреть небольшой ролик о том, как быстро отформатировать диапазон ячеек.
При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат. От формата зависят способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания; для чисел – форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т.д.
Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.
С ячейками, в которые еще не заносилась никакая информация, уже связаны определенные параметры формата, например, выравнивание текста по левой границе ячейки, а чисел – по правой и др. Программа Excelраспознает типы данных при их вводе в ячейку и форматирует данные в соответствии с параметрами, заданными по умолчанию.
С помощью специальных команд можно изменить формат как всей таблицы, так и отдельной ячейке или блока ячеек.
Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать:
кнопки панелей инструментов Стандартная иФорматирования ;
команду меню окна ФОРМАТ Ячейки;
команду контекстного меню Формат ячеек.
Команды меню окна ФОРМАТ Ячейки и команда контекстного менюФормат ячеек выводят на экран диалоговое окноФормат ячеек . Диалоговое окноФормат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек: число, выравнивание, шрифт, граница, вид, защита.
На вкладке Число можно выбрать нужный формат для данных, введенных в активную ячейку или диапазон ячеек, - общий, числовой, денежный и др.
На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке: по горизонтали, по вертикали, ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали).
На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста. Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить с помощью мыши или клавишиShift и стрелок курсора.
Для оформления ячеек электронной таблицы линиями и рамкой используется вкладка Граница , а также кнопка панели инструментовГраницы .
С помощью вкладки Вид , а также кнопокЦвет заливки иЦвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор.
На вкладке Защита можно скрыть отображение введенных в ячейку формул, а также установить защиту ячейки – запретить изменение помещенных в нее данных. При этом нужно иметь в виду, что ячейки, для которых установлены эти параметры, могут быть блокированы или скрытытолько после установки защиты всего Рабочего листа (данной таблицы) или всей Книги. Эта защита (установка паролей на доступ и их отмена) выполняется с помощью командыСЕРВИС Защита .
В табличном процессоре Excelсуществует широкий набор средств анализа и обобщения данных в электронной таблице. Доступ к этим средствам осуществляется, как правило, с помощью команд меню окнаExcelСервис иДанные .
Для выполнения многих операций обработки таблиц с помощью команд меню Данные достаточно установить курсор в любую ячейку списка таблицы. Для работы с частью списка требуется выделение необходимой области.
Excelпредоставляет разнообразные способы для автоматического обобщения и анализа данных:
автоматические вычисления;
средства для работы с базами данных и списками, позволяющие создавать, добавлять, удалять и находить записи в базах данных, осуществлять сортировку и фильтрацию (выборку) записей, работать с базами данных в режиме формы и с помощью специальных функций;
средства автоматического подведения общих и промежуточных итогов;
возможность создания и использования структуры таблицы;
средства для консолидации (обобщения) данных;
возможность создания и модификации сводных таблиц, отчетов и диаграмм;
средства условного анализа (анализа «что, если») (подбор параметра, надстройка Поиск решения, сценарии, таблицы подстановки);
различные надстройки, мастера, шаблоны, например, Мастер суммирования, подстановок, шаблонов, Мастер обновления связей, надстройка Пакет анализа и др.
Ограничимся рассмотрением лишь двух способов для автоматического обобщения и анализа данных (п.2, п.3).
Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных. Термины база данных исписок вExcelиспользуются как синонимы. При этом нужно иметь в виду следующее:
каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;
столбцы списков считаются полями базы данных;
заголовки столбцов считаются именами полей базы данных.
В Excelимеется набор функций, облегчающий обработку и анализ данных в списке. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:
все строки таблицы должны содержать однородную информацию – во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;
заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;
названия строк должны находиться в левом столбце списка;
в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.
К данным, организованным в виде списка, можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базой данных , и выполнять следующие операции:
добавлять, изменять и удалять записи;
находить записи;
сортировать записи;
осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью Автофильтра иРасширенного фильтра ;
подводить общие и промежуточные итоги и т.д.
С помощью команды Формат Ячейки
(Format
Cells) (или воспользовавшись комбинацией клавиш
Число (Number)
Выравнивание (Alignment)
Шрифт (Font)
Рамка (Border)
Вид (Patterns)
Зашита (Protection)
По способу ввода чисел в рабочую таблицу Excel определяет назначенный для них числовой формат.
При вводе в ячейку денежного значения с символом денежной единицы (установленной по умолчанию) и двумя цифрами после десятичной точки Excel присваивает этой ячейки и ее содержимому числовой формат Денежный (Currency). При вводе в ячейку величины в процентах (целого числа с символом процента (%) и без цифр после запятой) Excel присвоит этой ячейке и ее содержимому числовой формат Процентный (Percentage).
При вводе даты в соответствии с одним из встроенных в Excel форматов для ввода дат, например 19.02.99 или 19-фев-99 , ячейки и ее содержимому будет присвоен формат Дата (Date) (он определяет способ записи даты, а также специальное числовое значение, собственно определяющее эту дату).
Поскольку данные большинства рабочих таблиц относятся к финансовой сфере, возможно для этого надо использовать формат Денежный чаще других. Применить этот формат легко, поскольку на панели форматирования предусмотрен соответствующий инструмент; он так и называется - Денежный формат . Этот формат добавит знак денежной единицы, разделитель разрядов (запятая, пробел или другие) и два десятичных знака к каждому числовому значению в выделенном блоке ячеек. Если в блоке есть отрицательные значения, в денежном формате они могут быть заключены в круглые скобки и отображены красным цветом на экране цветного монитора.
Для применения денежного формата выбраны только ячейки с итоговыми значениями. Затем, чтобы отформатировать их просто нужно щелкнуть на кнопке Денежный формат , расположенной на панели инструментов форматирования.
Формат (Comma Style) является хорошей альтернативной формату Денежный .
В этом формате можно установить, чтобы отображались две цифры после десятичной точки, а отрицательные числа заключались в круглые скобки и отмечались красным цветом. Единственное отличие данного формата от денежного - отсутствия знака денежной единицы. Формат С разделителем групп разрядов идеален для тех таблиц, где и так ясно, что числовые значения выражаются в рублях (значит отпадает необходимость показывать букву р. (или другой знак денежной единицы) в каждой ячейки). Этот формат часто используется и для представления больших чисел (необязательно имеющих отношение к деньгам).
Формат С разделителем групп разрядов показана после форматирования соответствующих ячеек (кроме ячеек с итоговыми значениями) в данном формате. Чтобы это сделать на отмеченном блоке, надо щелкнуть на инструменте Формат с разделителем , расположенном на панели инструментов форматирования.
В этом формате происходит выравнивание значений. Более того, надо обратить внимание, как числа, представленные в "формате с разделителем", идеально сочетаются с числами в денежном формате. А если присмотреться, можно заметить, что отформатированные значения больше не упираются в правые границы своих ячеек - они слегка сдвинуты влево. Промежуток между последней цифрой и границей ячейки образован для размещения там круглой скобки в случае появления отрицательного значения, чтобы не нарушить выравнивание по десятичной точки.
